CERRANDO ESTE (INTERESANTE) CURSO
CON EL MÓDULO E!
Este módulo se ha centrado en las CLAVES ACTUALES DEL EJERCICIO DE LIDERAZGO. EL LIDERAZGO INNOVADOR, y ha sido realmente enriquecedor. En línea con todos los módulos anteriores, he disfrutado muchísimo. Gracias por hacerlo posible.
En la actividad de este módulo nos han solicitado un Informe de liderazgo centrado en el primer paso hacia la innovación y que se denomina incubación. Os dejo el informe por si os interesa. Si es así, y lo consideráis oportuno, cualquier crítica (siempre constructiva) será bien recibida.
ACTIVIDAD DEL MÓDULO E:
INFORME DE LIDERAZGO
(Fase de incubación)
“Todo lo que puede ser imaginado es real”
Pablo Picasso
“Si no lo puedes explicar de forma sencilla
es que no lo has entendido bien”
Albert Einstein
Antes de comenzar, es necesario hacer referencia a un par de aspectos que deben estar claros desde el principio:
1. Para llevar a cabo la actividad de este módulo he seguido las indicaciones y recomendaciones que se proponen en la Guía para ayudarnos a implementar la innovación, InnoGuía. A ese respecto, una herramienta de gran ayuda ha sido la realización de los test propuestos y que, junto al texto, están disponibles en la web: https://ws168.juntadeandalucia.es/iaap/guiainnovacion
2. Respecto al entorno del trabajo, la escenografía es inventada y, por ello, el caso que planteo es hipotético. La situación sería la de un Gabinete de Comunicación adscrito a una de las Consejerías de la Junta de Andalucía.
Fase 1: INCUBACIÓN (de las oportunidades, al reto y equipo).
Lo primero en este proceso es hacer un buen diagnóstico que permita identificar las oportunidades genuinas de innovación. Esta etapa engloba tres pasos: 1. Mapear oportunidades, 2. Eligiendo el reto, y 3. Creando el equipo. Cada uno de estos puntos se analizan en este informe.
Paso 1: Mapear oportunidades.
Al ser este el módulo que cierra el curso, y con el objeto de establecer un hilo conductor que enlace con algunos de los aspectos presentados en el mismo, se ha utilizado el análisis DAFO, Imagen 1, que fue presentado (y superado) en la actividad propuesta del Módulo C.
Imagen 1. Análisis DAFO.
Fuente: Elaboración propia.
Siguiendo las recomendaciones de la InnoGuía, se han utilizado los test para confirmar que las oportunidades listadas en el DAFO anterior están en línea con la situación virtual del entorno de trabajo.
Las oportunidades detectadas son:
§Nuevas tecnologías para facilitar el trabajo.
§ Posibilidad de formación continua.
§ Establecer relaciones externas: colaboración y cooperación.
§ Mejorar la percepción social.
§ Aumentar la participación de la ciudadanía (grupo de interés).
§ Facilitar vías de comunicación bidireccional.
§ Dar cobertura a los medios de comunicación.
La lista no obedece a ningún orden de prioridades.
Paso 2: Eligiendo el reto.
En el proceso de selección del reto entre las oportunidades enumeradas, ha sido de gran ayuda utilizar el test F3, propuesto en la InnoGuía, donde se proponen siete criterios. En resumen, estos son: Impacto, Colectivo beneficiario, Potencial innovador, Costes/Esfuerzo, Replicabilidad, Liderazgo/Equipo promotor y Relevancia estratégica.
Además de tener en cuenta la lista de oportunidades, hemos de tener presente que nuestro equipo tiene una serie de debilidades y amenazas, Imagen 1, de las que debemos ser conscientes a la hora de seleccionar el reto. Tampoco hemos de ignorar las fortalezas en el proceso de selección.
Por otro lado, y teniendo en cuenta otra cuestión abordada en el Módulo C, los objetivos deben responder a una serie de características que pueden resumirse en el acrónimo MARTE (Medible, Ambicioso, Realista, Temporalizado y Específico).
Por todo lo anterior, el reto que se abordará será el de mejorar la percepción social.
Una vez fijado el reto, definimos una serie de acciones para ponerlo en marcha.
Por la situación del equipo y la organización, el punto de partida debe ser la Elaboración de un Plan estratégico de Comunicación. Antes de acometer cualquier reto, debemos tener claro el objetivo común que, como se ha estudiado en el Módulo C, se define como la misión, es decir, la razón de ser de nuestra organización, para qué existe la organización, cuál es su finalidad última. Uno de los grandes aportes de este Plan será definir la estrategia, que aparece como debilidad en el análisis DAFO, Imagen 1, y girará en torno al concepto de Democratización de la información.
Algunas de las acciones que pueden abordarse serían:
§ Multiplicar los canales y las herramientas de comunicación.
§ Informar en tiempo real.
§ Información a la carta, adaptada a las necesidades de los usuarios.
§ Incorporar espacios de diálogo y comunicación.
§ Establecer nuevos horizontes informativos.
§ Lanzar nuevos mensajes, nuevos contenidos, nuevos formatos.
Este plan de vuelo también debe acometer los principios de cómo debe ser esta comunicación:
§ Relevante. Establecer publicaciones preferentes buscando el interés general de la ciudadanía.
§ Exhaustiva.
§ Rigurosa.
§ Divulgativa. Información comprensible.
§ Transparente.
§ Que mantenga la ética profesional.
§ Con responsabilidad social.
§ Que frene la desinformación (fake news).
§ Alineada con la misión.
Así como algunas de las metas alcanzables:
§ Poner en valor la comunicación con (y para) la ciudadanía.
§ Hacer llegar a la ciudadanía la información de una forma comprensible y amena (sin perder el rigor). Esto supone asumir unas pautas en la difusión para que las publicaciones lleguen a todos los públicos.
§ Establecer como pilar fundamentar la divulgación de la información.
Como hitos en esta búsqueda del rigor: 1. Cumplimiento de la fecha de publicación y, 2. Los datos y análisis sean presentados en forma didáctica (sin perder el rigor).
De todas las ideas presentadas en lo párrafos anteriores que podamos someter a estudio para elaborar una propuesta innovadora que nos ayude en el cumplimiento del reto de la Mejora de la percepción social está el lenguaje claro en la comunicación. Esta es una de la patas para conseguir la total democratización de la información. Si tenemos una ciudadanía bien informada habremos conseguido que su percepción mejore puesto que esta será más veraz y rigurosa. Todas las personas, por el hecho de serlo, tenemos una serie de derechos reconocidos (el contenido mínimo de estos derechos es el que encontramos en la Declaración Universal de los Derechos Humanos). El derecho a estar informados y de comprender la información aporta a las personas confianza y permite ejercer el control sobre nuestras propias vidas. En esta línea, la idea innovadora trabajará en el campo del lenguaje claro o plain lenguaje[1] en la Administración. El lenguaje claro es la herramienta perfecta para eliminar barreras cognitivas y favorecer una comunicación comprensible entre las Administraciones Públicas y las personas administradas.
La elaboración de cualquier documento pasa por las cuatro grandes fases: organizar, escribir, revisar y validar. Aunque todas igual de importantes, nos detendremos en el proceso de validación. Sumándole el principio de que solo las personas usuarias pueden ayudarnos a desarrollar servicios y ofrecerlos acorde a sus necesidades.
En el escenario de nuestro campo de trabajo, Gabinete de comunicación, las distintas formas de trabajo son muy variadas y van desde la comunicación oral hasta la escrita. Y, en esta última, desde mensajes cortos y rápidos en redes sociales hasta notas de prensa o comunicados que requieren una mayor inversión de tiempo y esfuerzo. En esta tipología de documentos es donde nos centraremos a continuación ya que los mensajes en redes, por ejemplo, están fuera de este estudio por sus peculiaridades.
Basándonos en la técnica que se conoce como co-creación, se plantea el desarrollo de una aplicación que incorpore el test de validación de cualquier documento que se proponga para la difusión. A través de este elemento participativo obtendríamos resultados relevantes en poco tiempo y con bajo coste.
La aplicación constaría de una lista de chequeo de preguntas cerradas. De esta forma, el primer paso sería el diseño de estas preguntas cortas que, al mismo tiempo, nos devuelvan bastante información. Por otro lado, debemos encontrar un grupo de, al menos, dos personas que sean potencialmente usuarias del documento. De esta forma, podremos evaluar la comprensión del texto final. Un ejemplo de una tabla de validación se muestra en la Imagen 2.
Imagen 2. Ejemplo de tabla de validación.
Fuente: IAAP. Curso Documentos administrativos en lenguaje claro.
Potenciales personas validadoras:
1. Validadores internos. En nuestro propio centro de trabajo. A nuestro alrededor contamos con profesionales de muy diversos perfiles. Si una persona ajena al tema del que trata el comunicado considera que cumple los requisitos de lenguaje claro, habremos ganado mucho para que la información le llegue a la ciudadanía.
2. Validadores externos. Otro nicho lo encontramos en los colectivos, grupos, asociaciones, etc. pertenecientes a nuestro grupo de interés.
En el caso de validadores internos, una vía para tener un banco de validadores sería hacer un llamamiento para localizar personas voluntarias. Esto nos puede proporcionar una bolsa que nos ayudará en este proceso de co-creación. Además, la aplicación podría estar disponible en la intranet de nuestro centro de trabajo, por ejemplo.
De igual manera, se podrían establecer una serie de sesiones de grupo con distintas asociaciones implicadas para estudiar la posibilidad de crear el banco de validadores externos con distintos perfiles.
Este proceso de validación sería rápido puesto que la tabla que se propone es breve y sencilla (con el doble objetivo de no desincentivar la participación). Partimos de la base de que el lector solo tendría que realizar una única lectura del documento y responder la tabla de validación a través de respuestas cerradas. Al validador le llegaría un mensaje de aviso (de correo electrónico, a través del móvil, etc.), lee el documento y chequea la tabla. Las respuestas llegarían al buzón del gabinete donde se analizarían.
Paso 3: Creando equipo.
Con respecto al grupo de trabajo, como aparece reflejado en el apartado de fortalezas del análisis DAFO, Imagen 1, estaríamos ante un equipo con alto nivel de formación en comunicación y cohesión interna, aspectos fundamentales para llevar a buen término este proyecto. La persona que liderase este grupo debería ejercer un liderazgo situacional (visto en el Módulo E).
Un punto fuerte que tiene la aplicación es el bajo coste. En esencia, el equipo necesitaría la colaboración temporal de un técnico informático que participaría en la fase de diseño de esta herramienta y que, posteriormente, implementaría.
Por todo lo anterior, se puede afirmar que la propuesta innovadora da respuesta a los aspectos: colectivo beneficiario (ciudadanía), potencial innovador, costes y esfuerzos bajos, facilidad para ser replicada y relevancia estratégica (democratización de la información). Estos son, según la InnoGuía, siete criterios propuestos para la selección de un reto.
[1] Curso de formación abierta: Documentos administrativos en lenguaje claro. Instituto Andaluz de Administración Pública, Consejería de la Presidencia, Administración Pública e Interior, Junta de Andalucía.
